Konum: Haberler İnsan Kaynakları Süreçlerinde Islak İmza'ya Son

İnsan Kaynakları Süreçlerinde Islak İmza'ya Son

e-Posta Yazdır

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile İnsan Kaynakları süreçlerinde radikal bir dönüşüm artık mümkün.

Bir insan kaynakları profesyoneli ne zaman bir süreci iyileştirmeye, hızlandırmaya kalkışsa karşısına bir çok engel çıkar. Akademik olarak anlamlı bulduğunuz bir iyileştirme ya pratik olarak maliyetlidir ya da yasal olarak imkânsız.

Ülkemizde İnsan Kaynakları profesyonelleri karmaşık mevzuat yapımız nedeniyle birçok iş sürecinde ağır bir bürokrasi ile uğraşmak zorundadır. Organizasyonların yasalara uyumlu olarak işlerini yürütmeye çalışırken ortaya çıkan kuralcılığın verimsizliği arttırdığı bir gerçek. Özellikle son yıllarda çalışan sözleşmelerinin fesih süreçlerinde sık sık karşılaşılan işe iade davalarının önüne geçme çabaları nedeniyle özlük, bordro ve performans yönetim konuları daha da önem kazanmıştır.

Tüm sektörlerde, işletmelerin temelde en önemli maliyetinin insan olduğu gerçeği artık daha fazla algılanmaktadır. Buna paralel olarak bu yüksek maliyetli kaynağın, yani insan kaynaklarının iyi yönetilmesi organizasyonlara önemli bir katma değer sağlamaktadır. Yerli şirketlerimizin insan kaynakları ile ilgili süreç iyileştirme çalışmaları, yabancı yatırımcılara nazaran  ancak son on yıldır artış göstermiştir. Bir yandan da, yabancı şirketler insan kaynakları uygulamalarındaki ülkemizin farklı uygulamaları nedeniyle hem şaşkınlık yaşamışlar ve uygulamaları kendi sistemleri ile uyumlu hale getirmek için ara çözümler geliştirmişlerdir. Kişisel bilgi güvenliği ile ilgili uygulamaların yetersizliği, iş kanunu ve vergi kanunlarının pratiğe dökülmesi güç kuralları zaman zaman yabancı şirketleri, ödeyeceğimiz ceza ödün vereceğimiz gizlilikten daha ucuz mantığına itmiştir.

Personel ücret pusulalarında ıslak imza bulunması zorunluluğu, izin formlarında ıslak imza aranması, izin defteri ve bunlar gibi birçok problemli süreç, insan kaynakları yöneticilerinin ve şirket danışmanlarının inisiyatifi ile çözülmeye çalışılmaktadır.

Bu geçici çözümler problemli fesihler sonucunda ortaya çıkan işe iade davaları ile tekrar insan kaynaklarının zamanını alacak ayrı bir vaka yönetimi süreci ortaya çıkarır.

İnsan Kaynakları Süreçlerinin basitleştirilmesinin sektördeki tüm profesyonellerin ortak hedefi olması gerekir. Bunun hem toplumsal hem ekonomik kazanımları olacaktır. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hedeflerimize ulaşmak için son derece faydalı bir yenilik olarak karşımıza çıkıyor.

Peki nedir bu KEP? Standart e-postalar aslında alıcıya adi posta ile bir mektup göndermek ile neredeyse aynıdır. İçeriğinin değişip değişmediğinden, doğru kişiye teslim edilip edilmediğinden emin olmazsınız. Dahası, eğer bu süreç yasal olarak imza altına alınması gereken bir süreç ise. Standart e-posta kullanamazsınız bu aşamada işin içine yasal yolla yapılması gereken bir tebligat ve ıslak imza girer. Noterler kanalıyla gönderilen bildirim ve ihtarnameler ile iadeli taahhütlü postalar bu amaçla kullanılır.

Yasal bildirimlerde en önemli nokta kimin, neyi, ne zaman bileceği konusudur. KEP, standart e-postadan farklı olarak elektronik olarak oluşturulan bir iletinin, gönderimine ve teslimatına dair hukuki bir delil sağlamak üzere geliştirilmiş bir sistemdir. KEP hizmetleri Ülkemizde sadece Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından verilebilmektedir. Dünyanın bir çok ülkesinde yaygın olarak kullanılmaktadır.

Ülkemiz Mevzuatına ilk kez 2011 yılında 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu ile elektronik posta sisteminden bahsedilmiş olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. 19.Ocak.2013 tarihli 28533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Elektronik Tebligat Yönetmeliğine göre Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerin KEP adresine sahip olması zorunluluğu getirilmiştir. Bu zorunluluk henüz kurumlara getirilmiştir ancak şirket çalışanlarına da KEP adresi sağlanması halinde her türlü yasal bildirimin bu hesaplara gönderilecek Kayıtlı elektronik postalar ile gönderimi mümkündür. Bu kapsamda yasalarımıza göre ıslak imza zorunluluğu olan tüm bildirimler bu yolla yapılabilecektir. Hem İnsan Kaynaklarının İşini Hafifletecek hem de şirket ve çalışanlar arasındaki problemli süreçleri ortadan kaldırarak, yasal takiplerin önüne geçecek olan uygulamalara örnek olarak alttakileri sayabiliriz.
  • İş Sözleşmesinin İmzalanması
  • Gizlilik Sözleşmesinin İmzalanması
  • Oryantasyon Eğitimi, Politika ve Prosedürlerin Kayıt Altına Alınması
  • İş Sağlığı ve İş Güvenliği Eğitimlerinin Kayıt Altına Alınması
  • Bordro ve Ücret Pusulası İmzalatma
  • İzin Formları ve İzin Defteri
  • Performans Formları ve Performans Değerlendirme Sonuçları
  • Maaş Artış Bildirimleri
  • Prim, İkramiye, Bonus ve Yan Haklarla İlgili Bildirimler
  • Uyarılar
  • Savunma Talepleri
  • Fesih Bildirimleri
  • İhtarnameler
  • Görev Değişiklik Yazıları
  • Diğer Yasal Bildirimler

Bahsi geçen bu süreçleri KEP sistemi ile tamamladığınızda önemli kazanımlarınız olacaktır.

Bunlar;

  • Önemli ölçüde kâğıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına katkı
  • Zaman ve maliyet kazanımları (kağıt, posta, kurye, enerji gibi giderler...)
  • Teslim edilme ve okunma garantisi
  • Arşiv garantisi
  • Gönderinin içeriğinin değiştirilmesinin engellenmesi
  • Yasal ispat
  • Tebligat kanunu ve çeşitli mevzuatlara uyum
  • Problemli fesih süreçlerinin önüne geçme
  • İşe iade davalarının sayısının azalması
  • İşe iade dava süreçlerinin hızlanması
  • Personel ile işveren arasında oluşabilecek muvazaaların azaltılması

KEP, bilgi çağının gerekliliklerinden biridir. Bilgi toplumlarında doğru bilgiye zamanında ulaşmak için atılan her adım bireylerin hayatlarını kolaylaştırmaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta, Elektronik İmza, E-Fatura, E-Defter, E-Denetim gibi uygulamalar iş yapış biçimlerimizi tamamen değiştirecek olan E-Dönüşüm sürecinin bir parçası olmamızı gerektiriyor. Bu noktada kurumsal olarak e-kimliğinizi oluşturmak ve sistemlerinizi farklı ortamlarla entegre etmek durumundasınız. Firmanızı ve çalışanlarınızı birer KEP adresi kullanıcısı olarak görme yaklaşımını benimsemek yerine kurumsal organizasyonunuz içerisinde tüm e-dönüşüm sürecinizi kapsayan katılımcı bir vizyon geliştirerek işe başlayabilirsiniz.

Yazan : Selim T. Akdağ

CEO Boss Yönetişim A.Ş.

Takip et